14 Trucos de Gmail para maximizar la productividad

14 Trucos de Gmail para maximizar la productividad

¿Buscas formas de ser más productivo con Gmail?. Si es así, estás de suerte. /p>

He recopilado 14 de mis trucos favoritos de Gmail que te ayudarán a maximizar tu productividad.

Desde los atajos de teclado hasta la clasificación de los mensajes, estos consejos harán que el uso de Gmail sea un juego de niños.

¿A qué esperas?.

Echa un vistazo a los siguientes consejos y empieza a ser más productivo con Gmail hoy mismo.

¿Qué vas a encontrar en este post?

Gmail se ha convertido en uno de los gestores de correo electrónico más usados del mundo, con alrededor de 1500 millones de usuarios, que revisan se correspondencia electrónica no solo una, sino varias veces al día. Gmail forma parte de la Suite Google Workspace, una suite muy recomendable para la gestión de tu negocio digital

A pesar de su gran popularidad, muchas personas desconocen todo lo que puede hacerse con una cuenta de Gmail, ya que tiene muchas ventajas y beneficios, especialmente para los emprendedores.

Las ventajas de tu cuenta de Gmail son muchísimas, así que debes conocerlas para que puedas explorar todo lo que puedes hacer, para que tu negocio crezca y aumentar tu clientela con tu correo electrónico.

En este post te cuento algunos trucos de gmail que a mí me funciona y espero que a ti también.

¿Cómo aumentar la productividad en Gmail?

¿Te cuesta encontrar tiempo para hacerlo todo?

No eres el único. Compaginar el trabajo con las responsabilidades personales puede ser un reto, pero hay formas de aumentar tu productividad.

Una de ellas es utilizar Gmail en todo su potencial. Aquí tienes algunos trucos de Gmail que te ayudarán a empezar

Libera espacio rápidamente en Gmail

Gmail tiene varios planes de almacenamiento pagos, que la mayoría de las personas no tiene y por eso, los 15 GB de memoria gratuita que ofrece el correo, pueden quedarse cortos.

La mejor manera de liberar espacio, es eliminando los correos viejos, pero lo que muchos no saben, es que se deben borrar los correos más pesados.

Estos correos ocupan en Gmail más especio y hacen que se disminuya el almacenamiento, por eso es importante saber encontrarlos.

Se puede hacer una búsqueda especial, empleando el comando size, seguido del valor en megabytes, bytes o kilobytes. Por ejemplo, se puede usar size:5000000, para buscar correos mayores de 5 MB.

Firma en el correo electrónico

Esto es muy útil para los emprendedores que deben enviar correos más formales, porque una firma al pie de un email brinda una imagen profesional, así se les indica a los contactos como deben dirigirse a quien escribe el correo.

Para colocar la firma en los correos de Gmail, se debe hacer clic en la rueda dentada que está en la esquina superior derecha, luego seleccionar Configuración y después ir a Firma, ahí se encuentra todo lo que se requiere para personalizar una firma.

Envía fotos al arrastrar y soltar

En lugar de añadir una imagen insertada dentro del correo o como un adjunto, Gmail permite que las fotos se arrastren para que aparezcan como imágenes expandidas.

Para hacer esto, se debe arrastrar y soltar la imagen en la zona de la barra de herramientas, donde se encuentran opciones como adjuntar, Drive, estilo, entre otros.

Así la imagen aparecerá expandida en Gmail, en lugar de ser un archivo con extensión.

Deshacer el envío de un correo

Seguro que alguna vez te ha pasado (a mí me ha pasado) la situación de enviar un correo a la persona equivocada, lo que puede ser algo muy problemático, sin contar la vergüenza que se puede sentir.

Afortunadamente, una de las ventajas de Gmail, es que brinda por defecto un periodo de 5 segundos para evitar el envío del correo, pero si se desea tener más tiempo, se puede establecer un máximo de 30 segundos.

Hay que dirigirse en Gmail a Configuración y localizar la sección Deshacer envío.

Fichas de búsqueda

Esta es una de las funciones más recientes de Gmail, las fichas de búsqueda son etiquetas que están encima de la lista de correos y debajo de los resultados de búsqueda.

Su función es mostrar fichas para filtrar los resultados de las búsquedas, por ejemplo, si se escribe el nombre de una persona en la barra de búsqueda de Gmail, se mostrarán fichas con distintas sugerencias, ya sean correos con adjuntos, de fechas particulares, con invitaciones de calendarios o de chats.

Redacción rápida

Esto es una función de Gmail parecida a la del teclado del teléfono, que va desplegando sugerencias de escrituras predictivas, mientras se está escribiendo.

Esta función es muy útil para los correos que se responden casi de la misma manera, para que la escritura sea más rápida.

Para activar esta función en Gmail, se debe ir a Configuración, luego a Redacción inteligente y seleccionar Activar sugerencia de escritura.

Google Meet

En Gmail se pueden hacer videollamadas en Google Meet, que es un servicio que ofrece llamadas grupales por video y permite hasta 100 participantes, de manera gratuita.

Solo se debe abrir el correo para crear una reunión o unirse a una.

En la barra izquierda lateral y arriba del chat de Gmail, se observa la ventana Meet que tiene dos botones; el primero es para empezar una reunión y el segundo es para unirse a una.

Posponer correos

Cuando no hay tiempo para leer correos importantes, pueden ser pospuestos para ser leídos más adelante.

Para ello ve a Gmail y coloca el cursor sobre el correo y se desplegaran unos iconos en el lado derecho del mismo, allí se hace clic en el reloj y se indica la mejor hora para abrir el correo.

El email aparecerá a la hora indicada en la bandeja de entrada.

Adjuntar correos para otros correos

Gmail hace posible que se pueda adjuntar correos a otros correos, lo que significa que es posible hacer el adjunto de un email o un hilo completo a otro correo.

Esto es muy útil si se desea reenviar varios emails a la misma persona, esto se puede hacer adjuntando un correo completo en lugar de enviar correos de uno a uno. Solo se debe arrastrar y soltar emails dentro del correo que se está redactando.

Atajos de teclado

En una conversación de Gmail pueden llegar a haber muchos mensajes y eso puede llegar a ser confuso, para evitar dificultades, se puede pasar de un mensaje a otro de forma sencilla.

Para hacerlo, solo hay que abrir la conversación y pulsar la tecla N si se desea ir al siguiente mensaje o la tecla P si se desea ir al anterior.

Para abrir o cerrar un mensaje, se presiona “Enter” en los dos casos.

Correo sin conexión

No es raro que el internet falle algunas veces, pero Gmail puede seguir funcionando sin la conexión de internet.

Se debe ir a Configuración, luego a la pestaña Sin conexión que se encuentra en la parte de arriba, hacer clic en Habilitar el correo sin conexión y seleccionar los parámetros que más convengan.

De esta forma, se puede leer, responder y hacer búsquedas de mensajes en el correo Gmail sin internet.

Etiquetas y Filtros

Utiliza etiquetas y filtros para organizar tu bandeja de entrada de Gmail y encontrar más rápidamente los mensajes que necesitas.

Puedes crear etiquetas para temas, personas o eventos importantes, y luego utilizar filtros para aplicar automáticamente esas etiquetas a los nuevos mensajes.

Por ejemplo, puedes crear una etiqueta para “Bandeja de entrada” y luego utilizar un filtro para aplicar automáticamente esa etiqueta a todos los mensajes nuevos.

De este modo, tu bandeja de entrada de Gmail siempre se clasifica automáticamente en la categoría correcta.

Las etiquetas y los filtros también pueden ayudarte a encontrar mensajes de una persona específica o sobre un tema concreto.

Por ejemplo, puedes crear una etiqueta para “Trabajo” y luego utilizar un filtro para aplicar automáticamente esa etiqueta a todos los mensajes de tu jefe. De este modo, puedes encontrar rápidamente todos los mensajes.

Barra de Búsqueda

Utiliza la barra de búsqueda de Gmail para encontrar correos de forma rápida y sencilla .

Puedes buscar por remitente, destinatario, asunto o palabras clave.

Para utilizar la barra de búsqueda, escribe lo que buscas y pulsa Intro. Gmail te mostrará una lista de correos electrónicos coincidentes.

A continuación, puedes seleccionar un correo electrónico para leerlo.

La barra de búsqueda es muy útil para encontrar correos electrónicos antiguos.

Notificaciones de Escritorio

Activa las notificaciones de escritorio de Gmail para los nuevos mensajes.

Las notificaciones de escritorio pueden ser una forma estupenda de estar al día de los nuevos mensajes sin tener que mantener tu correo electrónico o programa de chat abierto todo el tiempo.

Las notificaciones de escritorio de Gmail aparecerán en tu pantalla cuando tengas un nuevo mensaje, y te permitirán leer y responder rápidamente sin tener que dejar la aplicación en la que estás trabajando.

Conclusión

Gmail es una herramienta increíble, y con unos simples trucos puedes empezar a maximizar tu productividad.

Te he compartido algunos de mis trucos de Gmail favoritos en esta entrada del blog, pero me gustaría saber los tuyos. Hay muchas otras herramientas de Google que te pueden ayudan a impulsar tu rutina.

¿Qué te funciona a ti? ¿Tienes algún consejo que no haya mencionado?

Compártelo en los comentarios de abajo y así podemos hacer una gran guía de trucos para aumentar la productividad con Gmail.

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